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10 Dicas para quem acha que é uma pessoa multitarefa

Multitarefa: uma palavra que muitas pessoas usam quando chega aquele momento da entrevista de emprego em que é feita a pergunta “Quais são as suas qualidades?”. Bem, como falamos aqui, o momento certo de usar esse adjetivo é quando você for descrever os seus defeitos. Afinal, quem faz tudo ao mesmo tempo não faz nada direito.

Mas existem momentos na vida onde somos obrigados a fazer várias coisas ao mesmo tempo e não temos como escapar… E esse “mas” não é pra que você use como uma justificativa. O que vamos falar aqui é um segredo para aqueles momentos em que você não pode evitar o “trabalho multitarefa”. Então não torne essa prática um hábito.

Embora muitas dessas dicas sejam boas para várias ocasiões.

O que fazer se você precisar ser uma pessoa multitarefa?

  1. Você pode ter que cuidar e produzir de várias coisas ao mesmo tempo mas é impossível entregar tudo de uma vez. Portanto, tire 2 minutos para avaliar as suas tarefas e defina quais são as prioridades.
  2. Escreva essas tarefas em uma lista, colocando a com maior prioridade no topo, e listando até a de menor prioridade. Deixe a lista bem visível.
  3. Depois de listar as suas prioridades reserve outros 2 minutos para avaliar a lista e ver se você tem mesmo que fazer todas aquelas tarefas ou se pode delegar alguma delas.
  4. Então use mais 2 minutos para listar quais são os recursos necessários para cumprir cada tarefa. Listar de verdade. Escreva em um papel e deixe ele visível, para que você possa riscar os que já tiver a mão.
  5. Se você depender de outras pessoas para terminá-las, antes de começar qualquer coisa, entre em contato com elas, e peça o auxílio que você precisa. Por exemplo: você precisa que alguém busque informações no banco de dados da empresa para você definir o público da newsletter que deve enviar. Assim, enquanto você escreve o email, essa pessoa vai ajudar você a ganhar tempo.
  6. Quem tem muito pra fazer em pouco tempo, tem pressa. Portanto sempre que possível, evite emails, whatsapp ou outros tipos de mensagem. Ligue para as pessoas. Se for possível, vá conversar pessoalmente com elas, caso você precise de algo (como o que comentamos na dica anterior).
  7. Deixe claro para todas as pessoas envolvidas que as suas tarefas são urgentes e dependem delas para serem finalizadas.
  8. Procure um ambiente tranquilo e longe de confusão. Preferencialmente, longe de qualquer distração – e até de gente que pode aparecer com mais tarefas.
  9. Utilize a técnica do Pomodoro. Nesse caso, muito mais do que uma forma de ter mais produtividade, ela irá auxiliar você a perceber melhor a passagem do tempo. Afinal, é bem comum não notarmos o passar das horas quando estamos muito focados ou atarefados.
  10. Quando entregar as tarefas, comunique a quem pediu, que tu vai dar continuidade a outras obrigações que também são urgentes. Isso auxilia a compreensão dos outros em relação a sua disponibilidade. O que diminui a chance delas te passarem mais tarefas, antes de você terminar tudo que tem para fazer.

A importância do planejamento

É possível ver, nessas 10 dicas, que o planejamento é algo importante sempre. Até quando você tem pouco tempo para planejar. Com 6 minutos de planejamento, você já consegue organizar a sua forma de trabalhar, fazendo com que as suas próximas horas sejam muito mais produtivas.

Outro ponto chave é a comunicação. Ela tem que ser rápida, ágil e deixar duas coisas bem claras: a urgência das suas necessidades, e que o seu dia já está lotado. Assim as pessoas irão te ajudar com mais boa vontade (e rapidez), além de pensar duas vezes antes de te pedir algo novo.

Mas lembre-se de que ser multitarefa é ruim e, além de diminuir a sua produtividade, aumenta a chance de erros. Portanto, se puder, evite.

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