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Time Blocking: a técnica organizar o seu dia por assuntos

Time Blocking é uma técnica bastante útil para organizar o seu dia de uma forma bastante metódica: ao invés de ter uma lista de tarefas organizadas por prioridade, você terá “temas e assuntos” definidos por horários.

Ou seja: você vai separar o seu dia em blocos de tempo, geralmente de 30 minutos. Para cada bloco, você vai definir um tema. Por exemplo: para o bloco das 9h até as 9:30, o tema é “responder emails e mensagens diversas (Whatsapp, por exemplo). No bloco das 9:30 até as 10h, o tema é “receber a equipe para tirar dúvidas”. E por aí vai.

Assim, você vai organizando a sua agenda por blocos, definindo início e fim de um assunto (receber a equipe, por exemplo), que pode conter várias tarefas ou encontros. Para ficar mais fácil de compreender, você pode ver a imagem a seguir (originalmente publicada no blog doist.com). Na coluna da esquerda, um dia de tarefas que não foram organizadas por blocos de tempo, e no lado direito, uma que foi organizado com a técnica do time blocking.

Mas é claro que existem várias tarefas ou temas que não “cabem” em 30 minutos. Por isso, como a imagem mostra na sua segunda coluna, nada impede que você agrupe vários blocos de 30 minutos sob um mesmo assunto. Assim você se concentra em várias tarefas relacionadas, o que ajuda a poupar tempo e esforço.

Por que é importante dividir o seu tempo em blocos

O time blocking é uma técnica que, apesar de poder ser utilizada por qualquer pessoa, é mais indicada para quem está em cargos de liderança. isso porque, nesses casos, o profissional precisa gerenciar expectativas, coordenar os esforços da equipe, fazer diversas reuniões, responder muitos emails e, ainda assim, estar a disposição do seu time.

Ao organizar o seu tempo em blocos, além de organizar os seus dias, ela permite que os seus colegas de trabalho saibam quando ela está disponível ou não, com muito mais facilidade. Dessa maneira, fica muito mais fácil evitar interrupções constantes, ou que as pessoas marquem reuniões em horários indesejados.

As vantagens do time blocking

A principal vantagem já foi explicada: ao organizar o seu tempo em blocos, fica mais fácil para as pessoas compreenderem quando você está ocupado. Mas é claro que existem outras.

Uma delas é que fica mais fácil de medir quanto tempo as suas tarefas rotineiras levam. Por exemplo: apenas um bloco de 30 minutos é o suficiente para responder os seus emails pela manhã? De quantos blocos você precisa para conversar com a sua equipe, todo dia?

Ao facilitar o controle do tempo, o time blocking permite que você faça um diagnóstico constante dos seus processos cotidianos. O que permite que você os aperfeiçoe constantemente, ganhando mais agilidade e produtividade nas tarefas que se repetem no dia-a-dia.

Outra vantagem é ajudar no foco. As listas de tarefas são ótimas, mas quando utilizadas sozinhas, podem causar um pouco de ansiedade. Afinal, é muito bom eliminar os itens que estão pendentes. Por isso, ao organizar o seu tempo em blocos, você terá mais facilidade para se concentrar e se dedicar inteiramente às tarefas que fazem parte daquele assunto determinado.

E, por fim, ajuda na transição entre uma tarefa e outra. Afinal, como você já organizou um tempo específico para cada tarefa, já tem como antever os recursos que precisará para o próximo bloco, e pode deixar tudo preparado com antecedência.

O que você achou dessa forma de organizar o seu tempo? Já utiliza? Prefere outra? Nos diga nos comentários!

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