Google Keep: 5 passos para organizar o seu dia

O Google Keep é uma das ferramentas mais sub-aproveitadas da Google. Ao menos é o que me parece. Dificilmente encontro alguém que realmente faça no Google Keep, notas e listas. Geralmente, só utilizam para uma anotação rápida. O que é um desperdício, pois essa é uma ótima ferramenta para você criar a sua lista de tarefas e, assim, organizar o seu dia.

Mas, quais são as vantagens da utilização do Google Keep em relação aos seus concorrentes? Por que deixar de utilizar ferramentas mais consolidadas, como Evernote, Wunderlist ou Todoist? Bem, primeiro é preciso deixar claro que, esse texto, não é uma tentativa de fazer você trocar de ferramenta. A ideia é poder mostrar uma alternativa, e ensinar quais são as suas vantagens.

Quais as vantagens e desvantagens do Google Keep

Assim como qualquer ferramenta, o Google Keep tem as suas vantagens e desvantagens. E, começando pelos problemas, é possível dizer que a maior fraqueza do Google Keep, é a interface. Ela não permite uma grande personalização da organização das tarefas. Não é possível organizar um complexo sistema de projetos, por exemplo.

Mas, caso você já use uma ferramenta como o Trello ou Asana, para organizar projetos. Se você está procurando uma ferramenta para organizar as suas tarefas… Bem, nesse caso, a interface simples do Google Keep é uma das suas maiores vantagens. Afinal, ela deixa tudo mais simples e prático na hora de usar.

Outra grande vantagem é a sua integração com outros produtos Google, como o Gmail, agenda e o Google Docs. Com a barra lateral de apps, é possível utilizar os serviços de forma conjunta. Você pode criar uma nota a partir de um email ou documento, por exemplo.

Além disso, o Google Keep, além de notas, permite a criação de listas. E, nisso, ele acaba sendo bem mais simples de utilizar do que os seus concorrentes que também são híbridos. E, por isso, é bastante comum a pergunta: “Google Keep ou Evernote”. E a resposta costuma ser: Para quem faz notas mais longas, talvez o Evernote seja uma opção mais robusta. Mas para quem quer fazer listas e anotações rápidas (pequenas e médias), a ferramenta do Google talvez seja a melhor opção.

Como utilizar o Google Keep para organizar o seu dia

A utilização do Google Keep para a organização da produtividade diária, pode lembrar bastante o uso do bullet journal. Isso porque, em ambos os casos, a sua utilização é bastante simples. A vantagem, é que essa simplicidade traz eficiência.

Começando um passo-a-passo de como organizar as suas tarefas no Google Keep:

Passo 1: Crie 3 tags. O que é bem fácil. Basta ir na barra lateral da esquerda e clicar em “Editar Marcadores”. Na caixa de mensagem que se abrirá, você deve criar uma tag chamada “Organização Diária”, outra “Organização Semanal” e outra “Organização Mensal”.

Passo 2: Na tag “Organização Mensal”, você vai criar uma lista das suas tarefas mensais. Por exemplo: vamos começar por janeiro.

Para criar uma lista (ao invés de uma nota), basta clicar no ícone de listas (destacado em amarelo, na imagem). Depois disso, nomeamos ela com um mês – nesse caso, “Janeiro”, e escrevemos a tarefa com a seguinte estrutura: dia + tarefa.

Nessa primeira nota, a ideia é escrever apenas as tarefas que se repetem em todos os meses. Por quê? Bem, porque você irá duplicar essa nota, mais 11 vezes. Assim, ela servirá como base para as listas dos meses seguintes. Basta trocar o título.

Para duplicar, clique no ícone dos 3 pontinhos no canto inferior direito da Nota, e selecione “Fazer uma cópia”.

Depois disso, você poderá adicionar a cada mês, as tarefas que aparecerão.

Passo 3: Na tag “Tarefas semanais”, você colocará aquelas tarefas que são parte da sua rotina. O sistema de criação de listas é o mesmo do passo anterior. A diferença é que, agora, o foco é nos dias da semana.

Passo 4: Na Tag “Tarefas Diárias”, você escreverá as suas tarefas do dia. Basta criar uma lista com o título daquele dia (por exemplo: “7 de janeiro de 2019”), e anotar o que você precisa fazer nessa data.

E, claro, você pode duplicar a lista, para manter as tarefas que se repetem no próximo dia.

E como manter o foco?

O quinto passo é bem bacana (assim como os outros), e serve para você manter o foco e não se perder no mar de anotações e cards que, com o tempo, tomam conta do Google Keep. O que pode ser um problema, afinal, como já foi dito, a sua interface não permite uma organização muito boa das notas.

Mas existe um hack para isso, utilizando um recurso bastante simples: o Fixar Nota.

Passo 5: Para se organizar melhor, fixe as listas importantes, destacando-as das demais. Para fazer isso, basta clicar no pin que surgirá no canto superior direito, assim que você colocar o mouse por sobre a nota.

Então, basta clicar e pronto! Essa nota receberá destaque no seu Google Keep, aparecendo antes das outras. Por isso, a recomendação é: Deixe destacadas as notas do mês corrente, do dia da semana em que você está, e a do dia, relativa a organização diária. Dessa maneira, assim que você abrir o Google Keep, essas três notas serão as primeiras a aparecer. Dessa maneira, você saberá, com mais facilidade, no que focar.

Diga nos comentários o que você achou das técnicas que ensinamos aqui para utilizar o Google Keep na sua organização diária. E nos conte qual a ferramenta ou metodologia você utiliza para organizar o seu dia.

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