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Kanban: aprenda o que é e como usar nos seus projetos

Kanban. Uma técnica bastante eficiente para organizar e acompanhar o desenvolvimento de um projeto. A sua eficiência vem do fato dela deixar “transparente”, o andamento de todo o processo, de uma forma bastante visual e eficiente. E, o melhor de tudo, é que faz isso de forma simples e ágil, o que facilita o seu aprendizado e a sua implantação.

O que é o Kanban

Para poupar você dos detalhes da história, aqui vai um resumo da origem do Kanban. Criado na década de 1940 no Japão, a metodologia buscava organizar o processo de produção da Toyota. E fazia isso de uma forma bastante simples: utilizando cartões e um quadro.

E é assim que ele funciona até hoje. É claro, o quadro e os cartões podem ser físicos ou digitais (como o Trello ou o Asana, por exemplo), mas a lógica de como utilizá-las continua sendo a mesma.

O Kanban busca organizar os processos através de colunas. No exemplo mais clássico, existem quatro colunas, que representam os estágios do processo. Elas são chamadas de “Lista de Tarefas”, “Fazendo”, “Feito” e “Entregue”. Essas colunas são desenhadas no quadro (ou no Trello, por exemplo).

Como funciona o Kanban

Dentro dessas colunas são colocados os cartões (podem ser post its, por exemplo). Cada cartão é uma tarefa. Inicialmente, ele é colocado na primeira colina (“Lista de Tarefas”), e fica aguardando até alguém começar a executá-la.

Quando essa tarefa começar a ser feita, o cartão é movido para a coluna “Fazendo”. Quando ela for finalizada, o cartão deve ser colocado na coluna “Feito”.

Mas por que existe uma coluna “Feito” e outra “Entregue”?

Bem, porque quando uma tarefa é finalizada, em muitos casos, ela ainda necessita da aprovação de alguém. Essa pessoa irá dizer se ela está realmente pronta, ou se necessita de modificações. Caso precise de modificações, o cartão volta para a coluna “fazendo”. Caso não precise, ele vai para a última coluna (“entregue”).

Por que essa metodologia funciona?

Por um motivo muito simples: ela deixa o projeto organizado e transparente. Um detalhe que vale ser explicado, é o de que esse quadro – seja ele físico ou digital – deve ser exposto em um local onde todos os envolvidos no projeto possam vê-lo. Assim, todos ficam atualizados, e sabem o que cada um está executando.

Todos também sabem quantas tarefas ainda faltam e quais são elas. Ao ter todas essas informações, a equipe cria uma maior consciência sobre o andamento do processo, e consegue se organizar melhor. Assim, fica mais fácil corrigir problemas e atingir os prazos.

 

kanban

Adaptando à sua realidade

O exemplo dado é bastante tradicional e simples. Mas uma das grandes vantagens do Kanban é a sua flexibilidade. O funcionamento da metodologia é tão simples, que você pode adaptá-la às suas necessidades.

Sabe como?

Não é obrigatório seguir a estrutura de quatro colunas que foi apresentada. Você pode utilizar cinco, seis, dez colunas. Depende de quantas etapas tem o seu processo. Para ficar mais fácil de entender, um exemplo:

É bastante comum que projetos de criação de conteúdo, tenham diversas etapas, como pesquisa, revisão e ajustes. Então, além das quatro colunas apresentadas, seria necessário adicionar mais essas três etapas. Assim, o quadro teria sete colunas, que seriam: “Lista de tarefas”, “pesquisa”, “fazendo”, “revisando”, “ajustando”, “feito” e “entregue”.

Obviamente, outros projetos e processos terão outras etapas. Por isso, caso você deseje aplicar o Kanban aos seus projetos, é necessário começar pelo mapeamento de quais são os passos que você e a sua equipe deverão seguir. Dessa maneira, você poderá definir quais são as colunas necessárias ao quadro e deixar o processo bem desenhado, para que todos possam acompanhar o andamento das tarefas.

É tudo bastante simples. E você, certamente, pode começar a usar o Kanban em seus projetos, hoje!

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