Produtividade e email: 2 ferramentas para se organizar

Produtividade e email: duas ferramentas para organizar a sua caixa de entrada

Produtividade e email: o que uma coisa tem a ver com a outra? Bem, quando você depende do correio eletrônico para fazer o seu trabalho e se informar, a forma com que você utiliza a sua caixa de entrada faz toda a diferença. Pensar em como fazer isso de forma eficiente pode ajudar você a poupar tempo, sem precisar perder nada.

Por isso, esse post tem duas dicas para você. A primeira é sobre uma funcionalidade especial no Gmail mas que, surpreendentemente, poucas pessoas utilizam. A segunda é  sobre uma ferramenta que gerencia automaticamente os emails. E manda um relatório para você.

Produtividade e email: o botão de adiar do Gmail

O primeiro passo é saber o que é e o que não é urgente. Você precisa ver toda a sua caixa de entrada e separar o que precisa ser lido e/ou respondido imediatamente, e o que não tem urgência. 

O que é urgente, bem… você já sabe: trate de ler ou responder no momento em que você viu. E o que não for urgente, mas precisa ser visto em outro momento? O que você faz?

Simples: você usa o botão de adiar.

Sim, o Gmail tem um botão de adiar. E se você não sabe como ele funciona, vale uma explicação: Ele serve para “fazer sumir” da sua caixa de entrada, por algum tempo, aquele email que não precisa ser visto agora. Ao utilizar a função de adiar, você seleciona um dia e um horário, e aquele email ficará oculto em uma pasta específica. Isso, claro, até o momento que você selecionou para que ele apareça novamente, nos seus emails.

Em outras palavras, é como se fosse um despertador, que avisa para você que está na hora de ler ou responder aquele email específico.

Nele, aparecem, por padrão as opções “Amanhã”, “AInda esta semana”, “Este fim de semana” e “Próxima semana”. Mas na última linha, você pode selecionar “Escolher data e hora”, para personalizar esse lembrete.

Por padrão, ele irá apresentar dois horários: 8h ou 18h.

A ideia de adiar os emails, vem da necessidade de ter uma caixa de email sempre limpa, facilitando a sua organização quando novos emails chegarem. Isso melhora muito a experiência de uso e a sua organização. Se você ainda não faz, tente e verá que esse é um daqueles pequenos detalhes que ajuda a sua produtividade a melhorar.

E para os emails que não precisam de respostas?

A questão da produtividade e email não se resume, apenas, em responder as mensagens. O correio eletrônico é, também, uma ótima forma de poupar tempo na hora de se informar. Por isso é bastante comum que as pessoas assinem newsletters. Você, provavelmente, assina ao menos meia dúzia.

Mas isso não significa que temos tempo ou interesse para ler todas elas, todos os dias. Ou que seja possível lê-las, assim que elas chegam. E foi pensando nisso que criaram o Unroll.me. Mas o que é isso?

Imagine que o Unroll.me faz o “adiamento automático” de alguns emails para você e, em um horário específico do dia. Depois ele manda um resumo com os links de cada uma dessas mensagens. Assim, você poderá ver, nesse resumão, ao invés de ler email por email.

E para usar o Unroll.me é muito fácil. Basta garantir permissões para a ferramenta que, assim que puder acessar o seu Gmail, irá verificar quais newsletters você recebe. Então, exibirá todas numa lista em que você decidirá o que quer continuar recebendo na sua caixa de entrada, o que quer que o Unroll gerencie e o que deseja cancelar a inscrição.

Interface do Unroll.me. Seleção de emails.

Assim, ao invés de receber 20 newsletters em um dia, você receberá uma só, com o resumo delas – mas com a possibilidade de acessar o conteúdo que te interessar, individualmente. Isso facilita muito a vida, deixa o uso do seu email mais inteligente e permite que você tenha mais tempo para fazer o que realmente importa.

Usar o Unroll.me é mais uma maneira para facilitar o gerenciamento da sua caixa de entrada. Isso fará com que você gaste menos tempo avaliando quais emails precisam ser respondidos agora. Além de auxiliar na organização do seu tempo, pois permite que você defina um horário específico para ler o relatório do Unroll.me.

O que achou dessas duas ferramentas? Compartilhe a sua opinião nos comentários e nos diga: como você organiza o seu email?

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