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Storytelling para gerenciar projetos com mais eficiênca

Usar Storytelling para gerenciar projetos pode trazer inúmeras vantagens. A primeira delas é fazer com que todo mundo entenda qual o objetivo do projeto. Pois é bem comum as pessoas envolvidas discordarem de como deve ser o resultado final de todo o trabalho.

Então, como resolver isso? Ora, contando histórias!

Como usar o storytelling para gerenciar projetos

A ideia é muito simples e flexível. Não importa se você usa o Kanban, listas de tarefas ou qualquer outra ferramenta para organizar as demandas. O uso do storytelling para gerenciar projetos serve para descrever as tarefas. E funciona assim.

Todo projeto tem um objetivo. Você precisa, antes de tudo, descrever esse objetivo através de uma história. Mas lembre-se: essa história deve ser sobre o uso do “produto” que está sendo criado.

Vamos usar a criação de um app como exemplo. Descrever o objetivo seria assim:

A nossa ideia é criar um app de produtividade. Ele funcionará como lista de tarefas e diário. Assim o usuário conseguirá entender o que o deixa produtivo.

Vamos imaginar que o usuário se chama Pedro. Ele trabalha em um escritório e gosta de usar apps de lista de tarefas. Olha que bacana! Ele baixou o nosso! E por isso, a organização do seu dia funciona da seguinte maneira:

Ao receber uma tarefa nova, Pedro abre o app, seleciona se quer utilizar a lista pessoal, de trabalho (ou alguma outra customizada) e adiciona a tarefa. Ele pode configurar um prazo.

Então o tempo passa e ele termina essa tarefa. Por isso, ele abre o app – não só para marcar a tarefa como feita, mas para ter a satisfação de eliminá-la da lista. Então ele clica na caixa ao lado da tarefa. Pronto, ela foi marcada como concluída.

Mas não terminou. O nosso app tem uma funcionalidade que permite atribuir um sentimento a tarefa. Pode ser “feliz”, “frustrado”, “divertido”, “desafiador” ou “estafante”. Ele também terá a possibilidade de fazer anotações que justifiquem o sentimento. Pedro define o sentimento que teve e faz uma observação.

No final da semana o app gera um relatório e envia para o email de Pedro. Nesse relatório, estão listadas as tarefas cumpridas. Todas agrupadas por sentimento. Isso ajudará Pedro a compreender mais sobre o que o ajuda a cumprir as suas tarefas e o que atrapalha. Assim, ele poderá fazer uma análise do seu trabalho e aumentar a sua produtividade.

Viu? Isso pode parecer bem mais complicado do que uma descrição tradicional de objetivo e listagem de funcionalidades. Além de tomar mais tempo. Mas você pode ter a certeza de que fica bem mais fácil de entender qual é o produto que irá resultar do projeto. E como ele impactará o usuário.

Isso deixa a compreensão de tudo mais fácil. Assim, os erros e desentendimentos diminuem, fazendo o projeto andar melhor.

Criando histórias menores e com mais detalhes

Mas é claro que não termina aí. Depois de fazer essa descrição longa, é preciso ir além e criar mais histórias.

É preciso que cada item descrito no objetivo principal se torne uma história nova, descrevendo com mais detalhes aquela etapa. Como, por exemplo o momento em que Pedro escolhe o sentimento:

Na hora de escolher o sentimento, na tela, surge um card com cinco carinhas. Abaixo de cada carinha existe o nome daquele sentimento. Nesse momento Pedro escolhe aquele que define a sua experiência ao executar a tarefa. Basta ele clicar na carinha e depois confirmar apertando o botão de “OK”. Assim, o card se transforma em uma caixa de texto, onde ele poderá fazer uma observação e apertar o botão “enviar”, ou não escrever nada e apertar o botão “pular” para fechar essa funcionalidade e continuar a usar o app.

Imagine que fazer todas essas histórias é o primeiro protótipo. Ao invés de montar um app feio e capenga para testar, você irá testar o produto na sua imaginação e na da sua equipe. E, durante esse teste, vocês poderão trocar impressões sobre a experiência de forma mais rápida, eficiente e barata do que ao construir protótipos. Por isso, usar o Storytelling para gerenciar projetos é tão eficiente.

Você já tentou?

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